Datenschutz-Update: Konforme Erfassung der Kundendaten

Seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind die zu erfüllenden Auflagen rund um das Thema Datenschutz immer strenger geworden. Aber auch auf Verbraucherseite kann man eine erhöhte Sensibilität beobachten und Kunden wünschen sich einen verantwortungsvollen Umgang mit deren Daten. Damit unser Prozess im Partnerportal weiterhin datenschutzkonform und transparent für unsere Kunden bleibt, haben wir den Prozess zur Interessentenmeldung zum 01.04.2020  angepasst.

Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Datenschutz-Update haben wir hier zusammengestellt: 

Warum benötige ich eine Datenschutz-Zustimmung vom Kunden?

Im Partnerportal werden personenbezogene Daten der Kunden erfasst und an die ERL Immobiliengruppe für die Klärung des Kundenschutzes weitergeleitet. Hierfür ist laut der DSGVO eine nachweisbare Zustimmung des Kunden notwendig. Ohne Zustimmung des Kunden werden keine Daten an die ERL Immobiliengruppe weitergeleitet und es kann kein Kundenschutz geprüft und erteilt werden. Somit kann der Kundenschutz erst erteilt werden, wenn auch die Datenschutz-Zustimmung vorhanden ist. Ist dies innerhalb von 30 Tagen nicht erfolgt, dann wird der Datensatz aus der Datenbank gelöscht.

Wie werden Bestandskunden gehandhabt? 

Die Zustimmung für Bestandskunden muss erst eingeholt werden, wenn der Kundenschutz verlängert wird. Eine Verlängerung des Kundenschutzes gibt es nur mit DSGVO-Zustimmung. Aktiv werden Sie also bei Verlängerung. Dann verbleiben Kunden in der Datenbank. Eine Kundenschutzverlängerung erfolgt wie gehabt über die erneute Interessentenmeldung im Partnerportal.

Wie erkenne ich bei welchen Interessenten die Zustimmung noch fehlt? 

Im Bereich Interessenten werden Ihre letzten angelegten Kontakte angezeigt. Ältere Kontakte können Sie über die Suchfunktion oben finden. Im Bild unten sehen Sie zwei Beispiele. Bei der oberen Meldung vom 18.02.2020 sehen Sie wie gewohnt keine weitere Meldung in der ganz rechten Spalte. Bei der Meldung darunter haben wir den Hinweis markiert. Hier fehlt die Zustimmung und kann über die Schaltfläche „+ DSGVO-Zustimmung“ eingeholt werden.

 

Wie kann man die Datenschutz-Zustimmung einholen?

Wie oben beschrieben wird der Prozess zur Einholung der Zustimmung gestartet. Darauf öffnet sich dieses Fenster und es bieten sich drei Möglichkeiten die Zustimmung einzuholen:

Möglichkeit 1: Zustimmung mit Unterschrift direkt am Gerät

Die einfachste Möglichkeit. Lassen Sie einfach Ihre Kunden direkt am Endgerät per Maus oder Touchscreen unterschreiben.

Möglichkeit 2: Zustimmung per E-Mail

Die Zustimmung kann auch per E-Mail eingeholt werden. Setzen Sie dafür einfach den Haken im Formular und klicken Sie auf weiter. Dies löst eine E-Mail an den Kunden aus, in der sich ein Bestätigungslink befindet. Nachdem der Kunde auf diesen geklickt hat,, ist die Zustimmung eingeholt und der Kunde erhält eine Bestätigungsmail. Ein Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass der Kundenschutz erst nach Zustimmung bearbeitet und bestätigt werden kann, wenn der Kunde im Beratungsgespräch keinen Zugriff auf seinen Mail-Account hat.

Möglichkeit 3: Schriftlich per Formular

Wir bieten ein Blankoformular zum Download an. Nachdem dieses ausgefüllt wurde, kann das Formular eingescannt werden und hochgeladen werden. Klick auf „Weiter“ und schon wird die Einwilligung weitergeleitet. Alternativ kann ein bereits unterzeichnetes Formular zur Weitergabe/Speicherung personenbezogener Daten Ihres Kunden hochgeladen werden. Eine Prüfung des Dokuments erfolgt im Nachgang. Bitte vermeiden Sie unvollständige bzw. fehlerhafte Formulare, da sonst kein Kundenschutz geprüft werden kann und der Datensatz gelöscht wird.

Bei Fragen zum Prozess können Sie sich gerne bei uns melden!

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